Privacy

SY beschermt uw persoonlijke gegevens en privacy

Van u als ouders, uw gezin, uw kind(eren), pleegouders en pleegkinderen registreren wij (persoonlijke) gegevens. Die gebruiken wij om onze hulp zo goed mogelijk af te stemmen op uw hulpvraag. Het gaat om:

  • Informatie nodig voor de aanmelding ontvangen wij van huisartsen, POH-Jeugd, wijkteams of andere verwijzers. Dat zijn o.a. naam, adres, woonplaats en geboortedatum van uw zoon of dochter en BSN, zorgpas-gegevens, maar ook de reden van aanmelding.
  • Gegevens over bijv. de gezinssituatie, de schoolprestaties en het verloop van onze hulp.
  • Informatie van bijvoorbeeld school, huisarts of specialist die belangrijk is voor het succes van de hulp.
  • Bijzondere gegevens, zoals bijv. medische achtergronden.
Het doel waarmee we de gegevens verwerken is het geven van goede en verantwoorde zorg, passend bij de hulpvraag van de cliënt en zijn of haar ouders. 

De verwijsindex is een landelijk systeem waar professionals kinderen en jongeren in registreren, waarover zij zich zorgen maken. Dit is een verplichting vanuit de overheid. SY doet hieraan uiteraard mee. Dit alles heeft tot doel om de zorg zo goed mogelijk te coördineren en geen overbodige dingen te doen. Wij melden de naam, geboortedatum, adres en woonplaats in de verwijsindex. U kunt bezwaar aantekenen bij de gemeente.

Meldcode bij huiselijk geweld en kindermishandeling

Onze medewerkers handelen volgens de Wet verplichte meldcode bij huiselijk geweld en kindermishandeling als zij huiselijk geweld of kindermishandeling vermoeden. Daarndoor zijn alle professionals verplicht om vermoedens van huiselijk geweld en kindermishandeling te bespreken met Veilig Thuis. Dat wordt van tevoren aan de client gemeld.

Beveiliging van gegevens

De gegevens in onze systemen zijn o.a. beveiligd met toegangscodes.
Alleen mensen van SY die met de hulp aan uw kind te maken hebben, krijgen toegang tot uw gegevens. En onze collega's die verantwoordelijk zijn voor het invoeren en verwerken van gegevens.

Verstrekken van gegeven

Aan de overheid

Overzichten van onze cliënten geven een beeld over de hulp die wij verlenen. Wij zijn verplicht die gegevens aan de overheid ter beschikking te stellen o.a. voor verantwoording. Het gaat bijvoorbeeld om aantallen cliënten, gemiddelde plaatsingsduur, verhouding jongen/meisje, gemiddelde leeftijd en dergelijke. Deze overzichten gaan altijd over veel cliënten. Er staat nooit een naam of adres bij. Uw persoonlijke gegevens blijven dus geheim.

Aan medewerkers

Informatie verstrekken mag zonder uw toestemming aan (interne of externe) medewerkers die direct bij de hulp betrokken zijn. Wij verstrekken alleen na uw toestemming gegevens aan andere personen of organisaties. Bij het verstrekken van gegevens houden wij rekening met: de noodzakelijkheid, of het ook met minder gegevens kan en of het in belang van de cliënt is.
De uitwisseling van gegevens gaat digitaal over beveiligde verbindingen die tenminste voldoen aan wettelijke eisen. 

Bewaren persoonlijke gegevens

Wij bewaren uw gegevens nog 20 jaar na beëindiging van de hulp. Dat moet van de Jeugdwet. Daarna vernietigen wij uw gegevens. U krijgt hiervan geen bericht.

Volgens de wet moeten we je gegevens 20 jaar bewaren. Of langer als dat nodig is voor een goede hulpverlening. De periode van bewaren start op het moment dat je behandeling of begeleiding bij ons is afgerond. Voor dossiers van minderjarigen start deze termijn als de patiënt meerderjarig (18 jaar) wordt.

Voor SYzorgt geldt dat we met name vrijwillige hulpverlening bieden, dus geen verplichte ggz. Maar in het geval van de verplichte ggz geldt het volgende: De Wet Bijzondere Opnemingen Psychiatrische Ziekenhuizen (Bopz die tot en met 31-122019 werkzaam was) én op grond van de Wet verplichte ggz (Wvggz die vanaf 1-1-2020 geldt), bepaalt dat we het dossier na het einde van de maatregel 5 jaar moeten bewaren. Deze gegevens mogen we niet eerder vernietigen. Zelfs niet op jouw verzoek. 

Inzage, correctie en vernietiging van persoonsgegevens

U heeft recht om de persoonsgegevens van uw zoon of dochter te bekijken. Is uw zoon of dochter tussen de 12 en 16 jaar, dan heeft u gezamenlijk inzagerecht. Vanaf 16 jaar heeft u voor inzage toestemming nodig van uw kind. Als dit tegen de belangen van uw kind is, kunnen wij u inzage in de gegevens weigeren. Dit laatste geldt bij elke leeftijd van uw kind en is in de wet bepaald.
U kunt ons vragen persoonlijke gegevens te verbeteren, die naar uw idee niet kloppen. Dit recht heeft u en ook uw kind vanaf 12 jaar. Volgens de wet zijn wij alleen verplicht te wijzigen als gegevens onjuist zijn, of niet in overeenstemming zijn met het doel waarvoor deze zijn vastgelegd.

U kunt ons schriftelijk verzoeken om uw gegevens te vernietigen. Wij wegen dit verzoek af tegen belangen van anderen en wettelijke verplichtingen. Bij toewijzing gaan wij binnen drie maanden over tot vernietiging.

Wil je je dossier inzien? Vraag het je behandelaar. Je mag het inzien met de behandelaar erbij. Zo kan hij of zij zaken in het dossier toelichten. Gegevens van en over anderen mag je niet inzien. Dit kunnen gegevens zijn van een naaste met wie je behandelaar heeft gesproken. Deze gegevens zijn tijdelijk onleesbaar gemaakt als je je dossier inziet.
Wil je weten welke hulpverleners je dossier of delen ervan hebben ingezien? Dan kun je een inzage-overzicht opvragen. In beide gevallen geldt: als je nog in behandeling bent kun je een verzoek indienen bij je behandelaar. Ben je niet meer in behandeling? Stuur dan een schriftelijk verzoek naar de directie van het organisatieonderdeel waar je in behandeling bent geweest.
klik hier voor een voorbeeldbrief om een verzoek in te dienen voor inzage in je dossier. 

Wil je een kopie krijgen van je dossier?
Je kunt in principe kosteloos een kopie krijgen van je medisch dossier. Er bestaan situaties waarin wij – in alle redelijkheid – wel kosten in rekening mogen brengen. Of je verzoek om een kopie mogen weigeren. Bijvoorbeeld wanneer je om meer dan een kopie van alle gegevens vraagt. We maken in het dossier een aantekening dat je een kopie hebt ontvangen. 
Ben je nog in behandeling? Dan kun je een verzoek indienen bij je behandelaar. Ben je niet meer in behandeling? Stuur dan een schriftelijk verzoek naar de directie .  Klik hier voor een voorbeeldbrief 

Correctie of toevoeging van gegevens aan je dossier:  Vind je dat gegevens feitelijk onjuist in je dossier staan? Dan kun je de behandelaar vragen deze te corrigeren. Ook kun je je verklaring in het dossier laten opnemen. Is je behandelaar het niet met je eens? Dan kan hij of zij je verzoek weigeren. Maar je moet dan wel weten waarom.  Klik hier voor een voorbeeldbrief

Vernietiging.  Je hebt het recht om voor het einde van de wettelijke bewaartermijn (delen van) je dossier te laten vernietigen. Voordat we het dossier vernietigen vragen we je een verklaring te ondertekenen. Daaruit blijkt dat je het besluit tot vernietigen vrijwillig en bewust van alle gevolgen hebt genomen. Een gevolg is bijvoorbeeld dat de behandeling niet verder kan als er geen dossier is.Er kunnen redenen zijn om een verzoek tot vernietigen te weigeren. Voor dossiers van mensen die opgenomen zijn in het kader van de Wet Bijzondere opnemingen psychiatrische ziekenhuizen (Bopz, tot 31-12-2019) of op grond van de Wet verplichte ggz (Wvggz, vanaf 1-12020) geldt dat we een dossier niet eerder dan na vijf jaar mogen vernietigen. Ben je nog in behandeling? Dan kun je een verzoek indienen bij je behandelaar. Ben je niet meer in behandeling? Stuur dan een schriftelijk verzoek naar de directie van het organisatieonderdeel waar u in behandeling bent geweest.
Klik hier voor een voorbeeldbrief.  

Gegevens overdragen. Je hebt het recht hebt om persoonsgegevens mee te nemen en over te dragen aan een andere (zorg)aanbieder. Dit recht geldt niet voor het hele medische dossier. De persoonsgegevens die je zelf actief en bewust hebt verstrekt kun je meenemen en overdragen aan een andere (zorg)aanbieder. Hetzelfde geldt voor de gegevens die je indirect hebt verstrekt. Denk bijvoorbeeld aan de gegevens van een bloeddrukmeter. Andere gegevens zoals: besluiten, de ziekte die is vastgesteld, vermoedens of behandelplannen die je behandelaar opstelt, vallen niet onder het recht op ‘overdraagbaarheid’.

Beperken van de verwerking. Je hebt het recht om ons te vragen je dossier voor bepaalde medewerkers af te schermen.

Audio/video opnames

Ter ondersteuning van de hulpverlening maken wij soms video's of foto's. Wij vernietigen die beelden binnen 3 maanden na afloop van de hulp.

Soms willen cliënten opnames maken van gesprekken met onze hulpverleners. Wij gaan ervan uit, dat dat met wederzijds goedvinden gebeurt en alleen in het belang van de hulp gebruikt wordt. 

SYzorgt is niet verantwoordelijk voor opnames die gemaakt zijn door ouders, jeugdigen en andere aanwezigen (met videocamera's of mobieltjes). Onze medewerkers vragen ouders en andere aanwezigen om opnames te beperken tot de eigen kinderen. 

Als SYzorgt zelf foto's of opnames maakt vragen wij (van tevoren) toestemming.

Wetenschappelijk onderzoek 

Wij doen regelmatig wetenschappelijk onderzoek. Het doel hiervan is om onze behandelingen te verbeteren. Hiervoor kunnen we gegevens – zonder de namen van patiënten – nodig hebben.

In sommige gevallen zijn gegevens zo bewerkt dat je niet meer kunt zien om welke patiënt het gaat. Of is het vragen van toestemming niet meer mogelijk. Bijvoorbeeld bij statistische gegevens. Dan vragen we geen individuele toestemming.
In alle andere gevallen zullen we individueel toestemming vragen middels een toestemmingsformulier. 

Vragen?

Wij hebben een medewerker ‘gegevensbescherming’ in dienst. Die zorgt ervoor dat je privacy in orde is. Heb je een klacht over zaken die verband houden met de verwerking van je persoonsgegevens? Of met het uitoefenen van je rechten? Dan kun je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming. Je kunt deze medewerker mailen via info@syzorgt.nl ovv functionaris gegevensbescherming. 

Komen jullie er niet uit? Dan kun je contact opnemen met of een klacht indienen bij de ‘Autoriteit Persoonsgegevens’ via: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl